Alfresco es una suite o plataforma de ECM formada por diversos componentes especializados en aspectos o funcionalidades específicas relacionadas con la gestión de contenidos y documentos: gestión documental, creación de espacios colaborativos, records management, edición y publicación web, etc.

Dichos componentes están relacionados entre ellos y pueden agregarse o combinarse de forma personalizada en función de las necesidades y objetivos específicos de cada organización y sus casos de uso.

El gráfico adjunto refleja los diferentes componentes que se integran dentro de la Plataforma Alfresco.

ComponentesAlfresco

 

Así, las aplicaciones o componentes típicos que suelen utilizarse en una solución ECM de Alfresco son las siguientes:

  • Colaboración (Share) componentes para gestionar documentos en un entorno colaborativo para facilitar la gestión del conocimiento y el trabajo en equipo. Incluye herramientas como blogs, wikis, calendarios, enlaces, foros, listas de datos, biblioteca de documentos …
  • Gestión de documentos (DM Document Management) componente básico para gestionar, compartir, conservar y buscar documentos, incluyendo funcionalidades específicas para gestionar el ciclo de vida de documentos activos: creación y edición de documentos, control de versiones, check-in, check-out, etc.
  • Flujos de trabajo (Activiti) componentes orientados a cualquier organización que quiera revisar y aprobar contenidos que tengan que pasar por un proceso de revisión y aprobación complejo. Incluye Alfresco Activiti BPM como motor de flujos de trabajo documental.
  • Gestión de Archivo (RM Records Management) controla los documentos de archivo (records) importantes para la retención en el tiempo. Guarda documentos de archivo (electrónicos y físicos), crea y gestiona Cuadros de Clasificación y Calendarios de Conservación asociados. Orientado a archiveros y auditores y al cumplimiento de los requisitos legales de la organización en materia de conservación de documentos.
  • Contenido social (Social) componente para la publicación de contenido de Alfresco en medios o plataformas sociales como Facebook, Flickr, Linkedin, SlideShare, Twitter o YouTube. Este componente permite que cualquier contenido de la biblioteca de documentos del repositorio de Alfresco pueda ser publicado en cualquier red social.
  • Gestión de activos digitales (DAM) componentes para almacenar y gestionar cualquier tipo de archivo multimedia (fotografía, audio o video) en una misma base de datos.
  • Plataforma Open Source (Content Platform) en el núcleo de Alfresco se sitúa una plataforma de contenido de código abierto escalable para satisfacer las necesidades de gestión de contenidos y que permite disponer de un repositorio común para el resto de componentes.
  • Gestión de expedientes y negocio (OWD) componente orientado a la gestión de casos y a la gestión de contenido transaccional como la tramitación y gestión de expedientes. Alfresco incorpora el motor de procesos de negocio JBoss jBPM con los que se puede manejar flujos de trabajo sofisticados y gestión de colas.
  • Web Content Services (WCS) componentes de Alfresco para la creación y distribución de contenidos web. Son un conjunto de servicios abiertos que distribuyen contenidos preparados para ser consultables desde diferentes espacios web, portales, intranets o sitios de social media.
  • Aplicaciones de movilidad (Mobile) componentes para facilitar la gestión de documentos con Alfresco a través de dispositivos móviles (tabletas y smartphones).
  • IMAP Server (IMAP) componente que permite la integración y gestión del correo electrónico y acceder al servidor de Alfresco a través del protocolo IMAP. El protocolo permite que las aplicaciones de correo electrónico que soporten IMAP, incluyendo Outlook, Apple Mail y Thunderbird, puedan conectarse e interactuar con los repositorios de Alfresco directamente desde la aplicación de correo. Permite archivar los propios correos y sus documentos adjuntos.
  • Alfresco Cloud (Cloud) aplicación de ECM de Alfresco que permite a los usuarios acceder de forma segura a los documentos y ficheros de la empresa desde cualquier dispositivo y ubicación.

SuiteAlfresco

En conclusión, mediante los diversos componentes de la plataforma de Alfresco las organizaciones pueden implantar una solución completa e integrada de ECM.