Consultoría de Gestión Documental

¿Qué hacemos?

 

Analizamos las necesidades y requisitos de gestión documental del cliente…

  • planteando proyectos de ámbito corporativo o focalizados en un área o proceso de negocio
  • recopilando de forma sistemática y de primera mano, información y datos relevantes
  • elaborando diagnósticos concretos e identificando oportunidades de mejora viables

Proponemos modelos de gestión documental alternativos y desarrollamos propuestas de mejora …

  • definiendo políticas y procedimientos amparados en buenas prácticas y normativa y directrices técnicas de referencia (ISO, MoReq …)
  • evaluando requerimientos y escenarios funcionales y tecnológicos planteando y
  • valorando económicamente los proyectos de puesta enmarcha necesarios

Tareas

Según la situación de partida y objetivos del cliente, el desarrollo de una consultoría documental puede integrar una combinación de las siguientes tareas:

1. Análisis de requisitos
analisis de requisitosAnalizar los procesos y actividades de la organización, sus flujos documentales e identificar y dimensionar las necesidades y requisitos de un nuevo modelo de gestión documental. a) Toma de Datos o recopilación sistemática de información cuantitativa y cualitativa sobre el modelo actual de gestión documental, mediante entrevistas personales, inspección de archivos y documentos físicos y electrónicos e información corporativa y de procesos de negocio relacionados. b) Identificar y analizar los requisitos de gestión documental y oportunidades de mejora, incluyendo el análisis de procesos documentales, catálogo de documentos, necesidades de usuarios, infraestructura y recursos humanos y otros requisitos. c) Conclusiones y diagnóstico significando las fortalezas y debilidades del sistema actual de gestión documenta, así como las amenazas y oportunidades de mejora.
2. Modelo de Gestión Documental
modelo gdDiseño de modelo de gestión documental o elaboración de propuestas de mejora en sistemas ya existentes. Dichas propuestas pueden contemplar: a) Planteamiento de política y responsabilidades de gestión documental b) Definición de nuevos procesos documentales y criterios técnicos de gestión c) Dimensionamiento de los recursos e infraestructura de gestión documental d) Otras propuestas organizativas y técnicas
3. Soluciones tecnológicas
soluciones tecnologicasAnalizar el entorno tecnológico de gestión documental y plantear y evaluar escenarios funcionales y tecnológicos adecuados a las necesidades de la entidad y viables económicamente. a) Análisis de los sistemas de gestión documental existentes en la entidad b) Identificación de requisitos funcionales y tecnológicos c) Planteamiento de escenarios tecnológicos d) Evaluación y propuesta de solución de gestión documental
4. Elaboración del Mapa Documental
elaboracion mapa documentalAnalizar, valorar, determinar y clasificar los documentos que formarán parte del sistema de gestión documental de la entidad, materializando su resultado en un Mapa Documental o Cuadro de Clasificación operativo. a) Análisis y valoración de series y tipos documentales b) Determinación de plazos de conservación y expurgo de documentos c) Definición de los criterios y estructura de clasificación y los niveles de organización documental d) Identificar niveles de acceso de las series y tipos documentales e) Plantear propuestas complementarias de digitalización para la conservación de series conservadas en papel
5. Plan de Acción
consultoria GDDe acuerdo con el análisis de requerimientos y de las especificaciones del Modelo de Gestión Documental propuesto, se identificarán y planificarán los proyectos de mejora que permitan alcanzar los objetivos definidos, indicando la prioridad para cada uno de ellos, su distribución en el tiempo, recursos necesarios y costes. a) Proyectos de organización y tratamiento documental b) Proyectos de digitalización masiva c) Proyectos de implantación de solución de gestión documental d) Plan de formación y gestión del cambio
6. Normativa - Formación - Auditoría
Formacion gdCon el fin de facilitar la gestión del cambio y asegurar el mantenimiento del nuevo sistema de gestión documental, podemos participar y colaborar en tareas de: a) Elaboración de procedimientos y normas de gestión documental b) Formación a responsables, gestores y usuarios del sistema de gestión documental c) Auditoría periódica sobre el funcionamiento y cumplimiento del nuevo sistema de gestión documental

Ayudamos a implantar modelos de gestión documental en base a requerimientos específicos de la organización y contemplando las normativas técnicas y buenas prácticas de referencia

(ISO 15489, ISO 30300/1, ENI …)

Algunas consultorías realizadas

Municipalidad de Lo Prado (Chile)

Diagnóstico del Sistema de Gestión Documental de la Municipalidad de Lo Prado (Chile)

Gobierno de Canarias

Consultoría de Organización del Sistema de Archivo del Gobierno de Canarias (7 consejerías)

Sareb

Consultoría y soporte a la puesta en marcha de procesos de digitalización de expedientes de activos objeto de la due dilligence encargada por Sareb.

Securitas Direct

Consultoría del sistema de gestión documental corporativo de Securitas Direct: Área de clientes, RRHH, Contabilidad y Medios de Pago.

  •  Reducir la dependencia del documento en papel, potenciando la digitalización de los flujos documentales
  • Incrementar la eficiencia de los procesos de negocio soportados en documentos
  • Asegurar el cumplimiento del marco legal y regulatorio vinculado con la gestión documental
  • Mejorar el acceso y distribución de los documentos
  • Promover la comunicación, colaboración y la gestión del conocimiento en la organización
  • Preservar la conservación del patrimonio documental de la entidad
  • Reducir costes derivados de la gestión documental

Componentes y funciones básicas de un Enterprise Content Management (ECM)

Componentes y funciones básicas de un Enterprise Content Management (ECM)